Gestión Documental
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SIGN Consulting
¿Qué es la Gestión Documental?
La gestión documental se refiere al conjunto de políticas, procesos y tecnologías utilizados para capturar, almacenar, gestionar y controlar los documentos de una organización. En el contexto colombiano, esta práctica es esencial para cumplir con las regulaciones legales y normativas que exigen un manejo adecuado y seguro de la información. Tener implementados procesos de gestión documental permite a las empresas organizar y acceder a sus documentos de manera rápida y sencilla, mejorando la productividad, los tiempos de respuesta ante solicitudes y reduciendo riesgos legales y operativos.
Utilidad de la Gestión Documental para las Empresas
Para las empresas, contar con un sistema de gestión documental implementado por nuestra compañía ofrece múltiples beneficios:
- Accesibilidad: Permite que los documentos estén disponibles de forma fácil, flexible y segura para quienes los necesiten, desde cualquier, dispositivo, lugar y en cualquier momento.
- Organización: Facilita la clasificación y organización de documentos, lo que reduce el tiempo de búsqueda y mejora la eficiencia operativa.
- Seguridad: Protege la información sensible contra accesos no autorizados, pérdidas y daños, garantizando autenticidad, integridad fiabilidad y disponibilidad de los datos.
- Cumplimiento Normativo: Ayuda a cumplir con las leyes y regulaciones vigentes, evitando sanciones y problemas jurídicos.
- Reducción de Costos: Minimiza el uso de papel y espacio de almacenamiento físico, optimizando costos relacionados con el manejo de los documentos en papel, cajas de archivo, carpetas ganchos, procesos transporte, bodegaje y la custodia de los documentos.
- Sostenibilidad: Promueve prácticas respetuosas con el medio ambiente al reducir el impacto ambiental por uso del papel, tóner, impresoras y demás elementos requeridos.
Nuestros servicios:
Instrumentos Archivísticos
Elaboración de instrumentos archivísticos:
- Tablas de Retención Documental - TRD
- Cuadro de Clasificación Documental - CCD
- Programa de Gestión Documental - PGD
- Modelo de Requisitos para la Gestión de documentos electrónicos - MoReq
- Sistema Integrado de Conservación - SIC
- Procedimientos, manuales y formatos
Digitalización Documental
La digitalización de documentos es un paso crucial hacia un entorno de trabajo moderno y eficiente. En Sign Consulting, ofrecemos servicios de digitalización que convierten tus documentos físicos en archivos digitales de alta calidad. Este proceso no solo facilita el acceso y la búsqueda de información, sino que también protege tus documentos contra daños físicos, como incendios o inundaciones. Al digitalizar tus archivos, también contribuyes a la reducción del uso de papel, promoviendo prácticas sostenibles y responsables con el medio ambiente. Además, los documentos digitalizados pueden ser indexados y categorizados para una recuperación más rápida y precisa.
Estandarización
Consultoría, acompañamiento y asesoría en la implementación de estándares internacionales de gestión documental como:
- ISO 30301 Sistema de Gestión para los Documentos
- ISO 15489 Gestión de documentos
- ISO 16175 Procesos y requisitos funcionales para software para la gestión de documentos
- ISO 18128 Evaluación del riesgo para procesos y sistemas de documentos
Seguridad Documental
La seguridad y privacidad de la información es una prioridad es por eso que en Sign Consulting. Implementamos protocolos avanzados para garantizar que tus documentos de tu empresa estén protegidos contra accesos no autorizados, pérdida de datos y posibles amenazas cibernéticas. Nuestras tecnologías Utilizan tecnologías de cifrado de datos, controles de acceso estrictos y auditorías regulares para asegurar la integridad y confidencialidad de tu información.
Software de Gestión Documental - SGD
Implementación de software de Gestión Documental que permite administrar y controlar los documentos en todo su ciclo vital.
- Alfresco
- Microsoft SharePoint
- Hyland OnBase
Automatización
Consultoría para la implementación de flujos de trabajo a través de tecnologías BPM y RPA para incrementar exponencialmente la eficiencia operativa, reducir errores y liberar a su personal de tareas repetitivas.
- BonitaBPM
- PowerAutomate
- UiPath
- Automation Anywhere.
Cero Papel
Nuestro objetivo final es ayudarte a alcanzar un entorno de “Cero Papel”. Esto no solo implica la reducción del uso de papel, sino también la implementación de prácticas sostenibles y responsables con el medio ambiente. En Sign Consulting, ofrecemos una combinación de soluciones de digitalización, automatización y gestión documental que te permiten reducir significativamente el uso de papel en tus operaciones diarias. Al adoptar un enfoque de “Cero Papel”, no solo contribuyes a la conservación del medio ambiente, sino que también mejoras la eficiencia y reduces costos operativos.