Gestión Documental
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¿Qué es la Gestión Documental?
La gestión documental se refiere al conjunto de políticas, procesos y tecnologías utilizados para capturar, almacenar, gestionar y controlar los documentos de una organización. En el contexto colombiano, esta práctica es esencial para cumplir con las regulaciones legales y normativas que exigen un manejo adecuado y seguro de la información. Tener implementados procesos de gestión documental permite a las empresas organizar y acceder a sus documentos de manera rápida y sencilla, mejorando la productividad, los tiempos de respuesta ante solicitudes y reduciendo riesgos legales y operativos.
Utilidad de la Gestión Documental para las Empresas
Para las empresas, contar con un sistema de gestión documental implementado por nuestra compañía ofrece múltiples beneficios:
- Accesibilidad: Permite que los documentos estén disponibles de forma fácil, flexible y segura para quienes los necesiten, desde cualquier, dispositivo, lugar y en cualquier momento.
- Organización: Facilita la clasificación y organización de documentos, lo que reduce el tiempo de búsqueda y mejora la eficiencia operativa.
- Seguridad: Protege la información sensible contra accesos no autorizados, pérdidas y daños, garantizando autenticidad, integridad fiabilidad y disponibilidad de los datos.
- Cumplimiento Normativo: Ayuda a cumplir con las leyes y regulaciones vigentes, evitando sanciones y problemas jurídicos.
- Reducción de Costos: Minimiza el uso de papel y espacio de almacenamiento físico, optimizando costos relacionados con el manejo de los documentos en papel, cajas de archivo, carpetas ganchos, procesos transporte, bodegaje y la custodia de los documentos.
- Sostenibilidad: Promueve prácticas respetuosas con el medio ambiente al reducir el impacto ambiental por uso del papel, tóner, impresoras y demás elementos requeridos.
Nuestros servicios:
Instrumentos Archivísticos
Elaboración de instrumentos archivísticos:
- Tablas de Retención Documental - TRD
- Cuadro de Clasificación Documental - CCD
- Programa de Gestión Documental - PGD
- Modelo de Requisitos para la Gestión de documentos electrónicos - MoReq
- Sistema Integrado de Conservación - SIC
- Procedimientos, manuales y formatos
Estandarización
Consultoría, acompañamiento y asesoría en la implementación de estándares internacionales de gestión documental como:
- ISO 30301 Sistema de Gestión para los Documentos
- ISO 15489 Gestión de documentos
- ISO 16175 Procesos y requisitos funcionales para software para la gestión de documentos
- ISO 18128 Evaluación del riesgo para procesos y sistemas de documentos
Automatización
Consultoría para la implementación de flujos de trabajo a través de tecnologías BPM y RPA para incrementar exponencialmente la eficiencia operativa, reducir errores y liberar a su personal de tareas repetitivas.
- BonitaBPM
- PowerAutomate
- UiPath
- Automation Anywhere.
Software de Gestión Documental - SGD
Implementación de software de Gestión Documental que permite administrar y controlar los documentos en todo su ciclo vital.
- Alfresco
- SharePoint
Cero Papel
Acompañamos implementación de estrategias de cero papel, ahorrando espacio y tareas relacionadas con el archivamiento de documentos, cumpliendo con indicadores ambientales.