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GESTIÓN DOCUMENTAL

(Document Management)
El enorme valor que tiene la información comercial de una empresa hace que sea necesaria una estrategia de gestión de documentos que se adecúe al tipo y al tamaño del negocio y que además sea confiable, eficiente y que desde luego tenga un costo razonable.

Una ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

(Documentary organization)

Brindamos a nuestros clientes asesoría especializada en cada uno de los procesos del sistema de gestión documental y su articulación con la operación del negocio. Diseñamos soluciones personalizadas conservando y cumpliendo con la normatividad nacional de archivos e integrando las políticas propias de las compañías. Asesoramos y creamos la definición de tablas de retención y valoración documental.

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la empresa y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos.
Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la empresa lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Además debe hacer posible la rápida localización de los documentos, ya que cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta indicada.

Las tablas de retención documental (TRD) son la Herramienta indispensable en la implementación de un programa de Gestión Documental de las empresas y se define como el instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión central e histórico”.
GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

(Electronic Document Management)


Implementando tecnologías de gestión documental, su empresa podrá hacer más eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo costos, Gestionar de mejor forma la documentación existente sin duda incrementará la productividad de su organización.

Todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida.
Con un sistema de gestión documental, la empresa puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como facturas, formularios y otros documentos, Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar los flujos de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.

En las empresas es frecuente ver solicitudes que requieren tareas de aprobación con la documentación, el sistema de gestión documental le permite definir los flujos de aprobación que debe tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda la documentación.
FLUJOS DE PROCESOS

FLUJOS DE PROCESOS

(Workflow)

Los flujos de trabajo (workflow) permiten gestionar la totalidad de la automatización de procesos documentales. El cual es capaz de actualizar de forma automática otros sistemas, generar documentos a partir de aplicaciones de gestión, notificar usuarios cuando una intervención de su parte es requerida, y por último tomar decisiones a partir de criterios definidos en una regla de negocio.

Los flujos de trabajo aplicados a la Gestión Documental ofrecen la actividad, la acción, los participantes y el orden temporal del ciclo de los documentos, desde que un documento se crea, se tramita, hasta que se conserva o se destruye.
Esta información no sólo permite gestionar correctamente la documentación, también resulta muy interesante para conocer el funcionamiento de la organización y comprobar el desempeño de funciones por los diversos recursos de la entidad, teniendo un control objetivo en cualquier área.

Los flujos de información son procesos dinámicos de documentos e información tanto interna como externa, a través de rutas preestablecidas entre dependencias de la entidad y funcionarios vía internet o intranet, facilitando conocer en tiempo real el estado y trazabilidad de cualquier documento, en este caso con Sistemas de Gestión Documental se podrá asignar adecuadamente responsabilidades, procesos, tiempos y atributos determinados en cualquier fase de la gestión de la documentación.

Las nuevas necesidades y los canales de comunicación hacen que el procesamiento uniforme entre las aplicaciones y el envío de documentos sea más difícil. Los productos genéricos para flujos de trabajo normalmente carecen de las funciones específicas y de los modelos de datos completos necesarios para soportar los documentos y flujos de trabajo centrados en el contenido, Las soluciones agrupan todos los trabajos entrantes sin importar de qué canales o de qué aplicaciones proceden, y los preparan para su posterior procesamiento mientras utilizan óptimamente los recursos.